工程行業(yè)采購，狹義采購是指建筑工程材料、工程設備采購，廣義上包括工程(建設)項目實施單位采購、工程項目服務等采購。

目前，許多管理規(guī)范的企業(yè)都設立了專業(yè)的采購管理部門，一些企業(yè)的采購管理部門狹義采購，廣義采購。有些企業(yè)將工程（建設）項目實施單位的采購、工程項目服務等放在工程（項目）管理部門里面。無論其采購的組織機構如何設置，其管理職能都是一樣的。

本文站在廣義工程采購的視角，與大家探討有關工程采購。采購是工程項目成本控制的來源，工程項目大部分成本在采購階段確定和實際消耗。

采購的方式

一般來說，所有的采購都采取公開招標、邀請招標的方式確定。為什么采購要以招投標的方式進行呢？不是直接指定對應的公司嗎？

首先，這是基于我國建筑市場法制化、規(guī)范化管理的要求。

最新《中華人民共和國招標投標法》(2021年12月28日開始實施)第三條明確規(guī)定:

在中華人民共和國境內進行以下工程建設項目，包括項目調查、設計、施工、監(jiān)理、工程建設相關重要設備、材料等采購，必須進行招標:

(1)大型基礎設施、公共事業(yè)等相關社會公共利益、公共安全項目

(2)全部或部分使用國有資金投資或國家融資項目

(3)或國際資金組織項目。

前款項目的具體范圍和規(guī)模標準由國務院發(fā)展改革部門與國務院有關部門制定，向國務院批準。

法律或國務院規(guī)定必須投標的其他項目的范圍，按其規(guī)定。

其次，通過招標，可以使工程成本更加合理，發(fā)包人更加有效地控制

第三，從發(fā)包人的角度來看，可以選擇合適的合作單位或者自己想要的合作單位

第四，招標制度規(guī)范價格行為，公開、公平、公正

業(yè)主在選擇對工程項目進行發(fā)包的時候，一般采取公開招標的方式；工程總承包方在選擇工程分包單位時（施工單位、設備材料供應商），一般采取邀請招標的形式。當然，也有具有獨特性、專利性的供應商購買，也可以通過單一來源購買等方式確定分包機構。

采購管理

采購管理分為兩個層次:一個是公司管理層次，另一個是實施操作層次。

1、公司管理水平

(1)首先建立采購管理系統(tǒng)，作為指導采購工作的規(guī)范文件，包括采購流程、責任分工、合格供應商庫(長名單)的建立、短名單的確定、招標程序等內容。

(2)企業(yè)水平需要建立合格的供應商庫，即通稱的長名單。

為什么要建立采購長名單？長名單的建立是工程采購管理的基礎工作，是為了保證采購行為的合法性和合理性。以工程總承包項目采購為例，在實際操作中，大選擇招標方式。我國《招標投標法》第十七條規(guī)定，招標人采用招標方式時，應向三個以上具備承擔招標項目能力、信用良好的特定法人或其他組織發(fā)出招標邀請書。

選擇投標人時，為了避免暗箱操作，滿足國家相關審計要求，同時保障發(fā)包人的利益。選擇時，需要審查投標人的制造能力、裝備、人才、業(yè)績、信用等，這些工作可以通過制作購買長名單來解決，迅速選擇合適的合格供應商的工作效率。

合格供應商庫的建立，必須嚴格進行資格預審、考察等。如果發(fā)包人指定的和/或第一次合作，也必須嚴格進行資格預審、考察，只有通過考試才能包括在內。合格供應商的管理是動態(tài)的，有配套的淘汰機制，在業(yè)務活動實踐中發(fā)現有新合適的合格供應商，應及時補充，每個工程項目結束后，應評估施工單位、設備材料供應商，發(fā)現信用、能力下降的原合格供應商，應從合格供應商名單中刪除。

（3）邀請招標的對象，也即俗稱的“短名單”，必須來源于“長名單”。

通過以上合格的供應商庫管理，可以減少不必要的開支和采購管理部門的工作量，提高采購效率。

(4)招標程序必須合法。在進貨過程中，公司招標委員會、紀委等還需要全程參與監(jiān)管，保證整個招標過程的合法性，同時也規(guī)避了公司的風險。該走的程序、該有的資料，必須要有對應的文字記錄，避免低級錯誤的出現，這也是審計規(guī)范的需要。

2、實施操作層面

2.1 設備材料采購

（1）在采購工作實施過程中，采購人員除了要熟悉整個招投標流程外，還要適當的了解設備材料規(guī)格、技術要求、行業(yè)規(guī)范等等，否則他很難將技術要求傳達給供應商。

(2)對于重大設備材料，購買者必須進行現場監(jiān)督和檢查，保證質量、到貨期限。

(3)材料到達后，必須進行四方簽證交接等工作。

(4)重要設備的安裝、調整。購買者和技術人員必須與設備制造商溝通，必要時必須向設備制造商免費訪問指導維護的過程中，現場施工經理必須協(xié)助設備的審查和監(jiān)督。

2.2.施工分包采購

(1)重點編制分包招標價格。工程經濟人員應熟悉和了解項目所在地的工程建設標準定額。工程分包招標的基礎是公司的秘密，必須做好保密工作。

（2）招標文件編制完成后，必須組織進行評審，以便于準確的把握相關技術和商務招標條件，避免錯漏項。筆者參加過很多項目的招標、評價，很多招標文件漏洞百出，承包人報價不均衡、不合理，不利于正確通過評價選擇合適的承包商。

(3)確定合適的合同評價方式。采用固定總價、固定單價、混合評價方式等。需要根據自己的管理能力和項目特征進行選擇。

購房合同的管理

比較成熟的公司，都會形成標準化的合同文本，一般都是按照標準合同文本來簽合同的。

1、合同談判應注意分技術談判和商務談判，注意雙贏、合理工期、合理收費等原則。

2、合同審查應注意各部門參與，市場經營、工程(項目)管理、技術、質量安全、財務、法務等應從各自的角度進行審查，提出意見。

3、合同執(zhí)行要注意變更、簽證和理賠管理。所有變更、簽證必須辦理公司審查程序的合同索賠分為工期索賠、金額索賠，索賠也有很多技術，有索賠不賠償的說法，之后有機會深入探討。

4、注意在合同中約定進度里程碑節(jié)點，根據節(jié)點付款。同時設立對分包商獎罰的條款，一般獎罰對等，如提前一天獎勵多少、延遲一天處罰多少，最多多少金額封頂。在實施過程中，項目部應注意文件數據的收集和整理，并為獎懲做好數據準備。

5、在合同中約定QHSE條款，必須注意現場防護措施和文明施工管理要求的現場人員違法處罰措施等，必須在合同中約定。否則，現場總承包人對施工承包人的違法處罰沒有根據。

以上是筆者在工程采購、分包和合同管理的實際工作中的感覺，希望對大家的工作有所幫助。